Que Des Solutions

About Que Des Solutions

Deux filles qui partagent des outils, des expériences et des astuces (des solutions!) pour sortir le chaos du quotidien. Que tu gères une organisation, ta propre business, des projets ou des événements, on offre chaque semaine des trucs simples pour te permettre de faciliter ta prise de décisions tout en simplifiant et en optimisant tes journées! À nous deux (Marylène Roy et Claudine Roussel) on combine +30 ans d'expériences en entrepreneuriat, événements, mobilisation, idéation et solutions-miracles!

Publisher

Claudine Roussel et Marylène Roy

Category

business

Language

fr

Explicit

No

First episode

1 Feb 2021

Latest episode

6 Jun 2024

Latest episodes

96 episodes in the feed.

1. 

   6 Jun 2024

   Documenter la mémoire de ton organisation sans te casser la tête – Partie 2 [Épisode 89]

   Se faciliter la vie en organisation C’est ici la suite de notre épisode et article précédent. Que tu utilises Drive ou Sharepoint, que vous soyez deux ou douze dans ton équipe, la gestion documentaire devient rapidement un casse-tête!!! On a développé notre méthode (très intuitive et bien à nous – comme toujours😉) pour classer nos dossiers. Cette méthode a été éprouvée et peaufinée au fil des ans et il nous fait plaisir de la partager suite à plusieurs demandes. Parmi les sujets que nos auditrices et auditeurs (et lectrices et lecteurs) nous ont demandé de couvrir en 2024, celui de la gestion de la mémoire d’une organisation est arrivé en tête de liste. Alors nous (re)voici! Voici encore la liste des dossiers qu’on a créé dans la majorité des organisations qu’on a gérées. Administration CA et gouvernance Communications Développement Équipements et bâtiments Financement Gestion financière (cette première section est couverte dans notre épisode 88) Innovation Opérations Relations externes Ressources humaines Service-client Ventes Innovation Alors que Développement concerne du long terme, on retrouvera dans le dossier Innovation les projets ponctuels, les projets qu’on prévoit réaliser d’ici la prochaine année et les copies des tableaux blancs, par exemple. Il faut voir ce dossier comme une salle de jeux et de créativité. Contrairement à plusieurs autres dossiers qui nécessitent de l’ordre, c’est un des endroits où on aime que tout soit pêle-mêle. Un affichage en Très grandes icônes (surtout si on a beaucoup de photos ou captures d’écran) permet de voir la galerie de toutes les idées. Ce dossier est un super endroit pour documenter l’origine de certains projets (devenus des opérations) avec les notes quant à l’idéation initiale, quant au “pourquoi” on l’a mis en place. On peut également y consigner les indicateurs et les suivis pour témoigner du succès ou non de l’initiative. La clé : la constance Dans nos tâches de Quadrant II : on suggère de prévoir à l’échéancier 2 fois par an de passer voir dans Innovation pour faire des suivis et pour s’inspirer. Toutes les méthodes sont bonnes pour enregistrer les inspirations (courriels, captures d’écran) : on peut les enregistrer directement dans le dossier (en les nommant clairement), avoir un document avec des liens vers nos propres padlets (https://padlet.com/), ou vers nos tableaux Pinterest (https://www.pinterest.com/). On peut prendre des photos de nos inspirations ou les inscrire sur des serviettes de table (que l’on photographie également!). L’idée, c’est de passer là pour s’inspirer, se motiver. Les bonnes idées qui sont semées dans ce dossier peuvent vivre dans l’année ou plus tard (si on voit qu’il s’agit de développement à long terme, on peut transférer dans Développement). Le vide Si ce dossier est vide, eh ben ça témoigne d’une absence d’innovation, d’inspiration, de créativité dans l’organisation ou encore de rigueur dans le dépôt des idées à cet endroit. C’est là que des rencontres d’équipe de type Lac-à-l’Épaule (2 fois par an minimum) et même des tâches récurrentes individuelles (par exemple aux 2 mois) pourront permettre de rappeler aux membres de l’équipe de faire le transfert des idées ici. En se laissant des indices (favoris sur internet, sous-dossier Innovation dans la boite courriel), cette tâche récurrente ne prendra que quelques minutes! Pour réagir dans l’urgence Quand un budget (subvention, commandite) tombe de façon impromptue, avec 10 jours de délai, on peut puiser ici (dans les semis) pour compléter des appels de projets (ça, c’est un cas vécu!). Le stationnement à idées Lorsqu’on pilote des ateliers d’idéation / design thinking, la première chose que l’on crée, c’est un stationnement à idées pour y mettre les idées qui émergent hors du contexte ou de l’activité. Parce qu’une mauvaise idée est souvent une bonne idée avec un mauvais timing (ne dit-on pas que “avoir raison trop tôt c’est avoir tort”?). Un peu plus en détail😉 La suite sur quedessolutions.com/podcast/ (https://quedessolutions.com/podcast/)

2. 

   23 Apr 2024

   Comment on organise nos dossiers informatiques, partie 1 [Épisode 88]

   Que tu utilises Drive ou Sharepoint, que vous soyez deux ou douze dans ton équipe, la gestion documentaire devient rapidement un casse-tête!!! On a développé notre méthode(très intuitive, pas du tout scientifique et bien à nous - comme toujours) pour classer nos dossiers. Cette méthode a été éprouvée et peaufinée au fil des ans et il nous fait plaisir de la partager suite à plusieurs demandes. Parmi les sujets que nos auditrices et auditeurs (et lectrices et lecteurs) nous ont demandé de couvrir en 2024, celui de la gestion de la mémoire d’une organisation est arrivé en tête de liste. Alors nous voici! Voici d’abord la liste des dossiers qu’on a dans la majorité des organisations qu’on a gérées. Administration CA et gouvernance Communications Développement Équipements et bâtiments Financement Gestion financière Innovation Opérations Relations externes Ressources humaines Service-client Ventes Et maintenant, un peu de détails sur le contenu de chacun ;) Administration C’est ici qu’on aura toutes les traces administratives de l’organisation : les assurances, les bases de données, les codes d’accès, les immatriculations d’entreprise, etc. Pas de gouvernance (lettres patentes, CA) ni de finances ici. Tout ce qui doit être archivé et qui porte sur le “contenant” qu’est l’organisation (par opposition à son “contenu” que seront ses opérations). On y retrouve les données relatives au personnel (pas les documents de versement de paie, qui eux seront dans la Gestion financière), mais la paperasse d’embauche, d’assurance, de congés. On y met également le sous-dossier Formation qui permettra de stocker les présentations et notes des formations auxquelles assistent les membres de l’équipe. C’est la bibliothèque de l’organisation. Et souvent, quand on ne sait pas où mettre quelque chose, c’est là que ça va! CA et gouvernance Ici, on reproduit le “cartable de compagnie” : lettres patentes, règlements généraux, ordres du jour et procès-verbaux des rencontres du CA, résolutions, etc. On y tiendra aussi le “Dossier/Étui du parfait administrateur”, un dossier partagé aux membres du CA qui inclut des copies des réglements généraux à jour, des coordonnées des membres du CA, de la planification stratégique à jour, des différentes politiques, du formulaire de frais de rempboursements, etc.). S’y trouvera aussi le Dossier partagé aux membres du CA : il inclut le Dossier/Étui et surtout les dossiers des réunions (par année, puis dates) avec ordresdu jour, procès-verbaux, résolutions, documents joints. C’est dans ce dossier qu’on doit retrouver les archives des décisions. Attention : on ne partage que les parties nécessaires de ce dossier au CA (pour éviter de les surcharger et de partager des informations qui ne devraient pas l’être). Communications On trouvera ici tous les éléments de marketing de l’organisation. Stratégie, éléments graphiques, publicités, images, logos (les nôtres, ceux de nos partenaires). Une grande décision doit se prendre lors de la composition de ce dossier : par année/édition ou par sujet. On préconise par sujet (d’abord), puis par année, surtout parce que ça laisse des indices, ça démontre ce qu’on fait. Et si tu utilises l’échéancier performant Que Des Solutions, tu sais que les tâches sont en lien avec des Secteurs et des sous-dossier. Comme c’est plaisant quand tout est “raccord” et qu’on se retrouve facilement entre l’échéancier et l’arborescence. Attention : quand on utilise de l’infonuagique (ex. sharepoint) on peut se retrouver avec des avertissement en lien avec la longueur du nom des fichiers (le chemin d’accès + le nom du fichier). Le mieux est toujours de couper au plus court (et idéalement d’éviter les espaces et les accents… ce qu’on déteste personnellement!)_eurk_re-eurk_! [La suite sur www.quedessolutions.com]

3. 

   6 Mar 2024

   Ta posture face au présent, au passé et au futur? [Épisode 87]

   L’image est belle (oui, un autre “meme” aperçu sur les réseaux sociaux) : on porte 3 grosses pierres en tout temps : l’une représente le passé, la seconde, le futur et la dernière, le présent. La plus petite et la plus légère, c’est celle qui représente le présent (bien sûr!). Et quand tout devient trop lourd, on doit se permettre de déposer ce qui n’est pas nécessaire (les deux grosses pierres que sont le passé et le futur). Avoue que ça frappe comme image! L’opposition du présent/passé/futur se distingue aussi dans les concepts découlant de la réponse psychologique aux changements climatiques (https://www.ouranos.ca/sites/default/files/2022-08/proj-202025-ds-genereux-enoncedeposition.pdf) : il y a l’éco-anxiété (crainte ou inquiétude face à l’avenir (le sien et celui de l’humanité)) au regard des bouleversements climatiques, puis la solastalgie (détresse et angoisse face aux transformations négatives subies par l’environnement). L’un est tourné vers le futur, l’autre vers le passé, les deux sont douloureux. L’étude démontre également que l’implication et le passage à l’action (que l’action soit petite et personnelle ou collective) permettent une reprise de pouvoir et entraîne la diminution des symptômes anxieux/dépressifs. On récapitule : quand on mijote dans le passé ou dans le futur, comme on n’a aucun impact, ni aucun pouvoir, on est dans l’impuissance et on risque de développer des symptômes anxieux ou dépressifs. Quand on est dans le présent : on est au seul endroit où on peut développer notre capacité d’agir, où on peut se mobiliser (personnellement et collectivement) et reprendre du pouvoir sur la situation, diminuant ainsi nos symptômes anxieux/dépressifs. Passé/futur : anxiété/dépression Présent : capacité d’agir, pouvoir C’est presque trop simple. Les conclusions de cette étude sont en lien direct avec une citation qu’on adore de Byron Katie (https://thework.com/sites/francais/) : “Si tu veux déprimer, trouve-toi un passé, si tu veux être anxieux, trouve-toi un futur.” Elle en a des dizaines, des perles comme celle-ci, Katie. Voici d’ailleurs quelques épisodes où on a parlé d’elle. #65 On a les qualités de nos défauts (https://quedessolutions.com/on-a-les-defauts-de-nos-qualites-et-vice-versa-constat-2-episode-65/), #61 Face au chaos, Sérénité, Courage, Sagesse (https://quedessolutions.com/face-au-chaos-serenite-courage-sagesse-episode-61/), #37 C’est Noël, fais comme les enfants (https://quedessolutions.com/cest-noel-fais-comme-les-enfants-episode-37/), #13 Des pratiques simples pour un quotidien plus léger (https://quedessolutions.com/des-pratiques-simples-pour-un-quotidien-plus-leger-gratitude-flexibilite-et-intention-episode-13/), #2 Intégrer la formation dans ma routine / marche & podcasts, le mariage parfait (https://quedessolutions.com/integrer-la-formation-dans-ma-routine-marche-podcasts-le-mariage-parfait-episode-2/) Une autre posture qu’on choisit d’éviter le plus possible, c’est de s’inquiéter. S’inquiéter, c’est un curieux mélange de futur incertain et de présent imaginé. Pour plusieurs, c’est une façon d’aimer (la belle-maman de Claudine était experte pour s’inquiéter de la famille lors de leurs voyages!). Le problème avec le fait de s’inquiéter, c’est que ça nous retire tout pouvoir. On se place dans un présent parallèle qui n’existe pas, où on n’a aucune possibilité d’agir, où on est à la merci des événements. Mais avouons qu’il y a des moments où on ne peut pas s’empêcher de s’inquéter (un ado qui devait être rentré depuis 2h et qui ne donne pas de nouvelles). Le meilleur moyen de gérer l’inquiétude et de reprendre son pouvoir, c’est d’agir. De sortir de sa tête et de prendre action (on te laisse le choix de l’action : appeler des amis, envoyer quelqu’un faire son trajet à l’envers, vérifier sa dernière connexion sur SnapChat, etc.). Mais agis, ne reste pas dans des scénarios catastrophes qui sont dans un futur-présent-parallèle et qui te retirent tout ton pouvoir sur le présent. [la suite sur https://quedessolutions.com/podcast/ (https://quedessolutions.com/podcast/))

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